E-Mail-Archivierung aller Firmen E-Mails

Was verlangt der Gesetzgeber in punkto E-Mail-Archivierung?

Wir dürfen hier keine juristische Beratung abgeben: im Kern geht es darum, dass man ja heute schon alle geschäftlich wichtigen Briefe und Dokumente 10 Jahre aufheben muss. Das gilt nun auch im Wesentlichen für alle PC-Dateien und Dokumente, die von geschäftlicher Relevanz sind.

Da es in der Praxis nun schwer ist, bei jeder E-Mail einzeln zu entscheiden, welche archiviert werden muss und welche nicht, gehen viele Unternehmen den Weg, einfach jede E-Mail zu archivieren. Nun gibt es seit wenigen Jahren auch Systeme, die für kleinere und mittelständische Unternehmen bezahlbar sind.

Umsetzung

Zunächst braucht man einen PC oder kleinen Server, auf dem die Archivlösung installiert werden kann. Das Archiv wird mit Ihrem E-Mail Server verbunden und speichert eine Kopie aller ein- und ausgehenden E-Mails ab. Über den Webbrowser kann jeder Anwender auf das Archiv seines Postfachs zugreifen und alte E-Mails öffnen.

Um Speicherplatz zu sparen, werden alle E-Mails und Anlagen komprimiert. Zudem werden E-Mails, welche an mehrere Empfänger versendet wurden, nur einmal abgespeichert.

Gerne besprechen wir mit Ihnen, welche E-Mail Archivierungslösung für Sie am geeignetsten ist und stellen die Kosten individuell zusammen.